Plataforma aprovada (PDP)

O que é uma plataforma aprovada e por que a reforma exige uma?

Uma plataforma aprovada é uma operadora privada autorizada pelas autoridades fiscais a emitir, receber e transmitir faturas eletrônicas entre empresas, bem como a transmitir dados de transações às autoridades fiscais. Essa autorização se dá por meio de um registro concedido após a análise de uma solicitação formal.

Até recentemente, essas plataformas eram chamadas de Plataformas de Desmaterialização Parceiras (PDPs). A terminologia oficial agora é "plataforma aprovada". Ambas as expressões se referem à mesma entidade: uma operadora registrada junto ao governo, distinta de um simples software de faturamento ou de um provedor de desmaterialização não autorizado.

A reforma exige o uso de uma plataforma aprovada por um motivo específico: visa fornecer às autoridades fiscais uma visão em tempo real dos fluxos de faturamento entre empresas, a fim de combater a fraude do IVA e preparar as declarações fiscais pré-preenchidas. A simples troca de PDFs por e-mail, ou mesmo o uso de softwares de faturamento padrão não conectados a uma plataforma registrada, não é mais suficiente para atender a esse requisito.

O registo é concedido por um período renovável de três anos. A lista de plataformas registadas é publicada e atualizada regularmente pelas autoridades fiscais em impots.gouv.fr. Esta é a única fonte oficial para verificar o credenciamento de uma plataforma.

Plataforma aprovada, operador de gestão documental e software de faturamento: quais são as diferenças?

Três categorias de atores coexistem no sistema, e confundi-las expõe a pessoa ao risco de descumprimento das normas.

A plataforma homologada é a única operadora registrada junto às autoridades fiscais. Ela pode emitir e receber faturas eletrônicas em nome de seus clientes, encaminhá-las à plataforma do destinatário, transmitir dados fiscais às autoridades fiscais e gerenciar o ciclo de vida da fatura. Somente uma plataforma homologada garante a conformidade completa e integral com a reforma.

Um provedor de serviços de gestão documental, também conhecido como "provedor de soluções em conformidade", é um prestador de serviços que oferece processamento ou geração de faturas sem estar registrado. Ele pode intervir em etapas anteriores do processo para preparar as faturas, mas deve utilizar uma plataforma parceira aprovada para a transmissão regulatória. Uma empresa que confia sua emissão de faturas exclusivamente a um provedor de serviços de gestão documental sem designar uma plataforma aprovada estará em situação irregular.

Por outro lado, o software de faturamento é a ferramenta na qual as faturas são criadas, rastreadas e arquivadas diariamente. Não é uma plataforma credenciada. Dependendo de seu design, pode se conectar a uma plataforma parceira credenciada para transmissão ou ser desenvolvido por um fornecedor de software que tenha obtido seu próprio registro. Em todos os casos, a conformidade depende da presença de uma plataforma credenciada e registrada no final da cadeia.

O que a plataforma aprovada realmente faz

Além da definição regulamentar, é útil compreender as missões concretas que uma plataforma aprovada cumpre para cada empresa que a utiliza.

Isso garante a emissão de faturas eletrônicas: quando uma empresa cria uma fatura em seu software de gestão, a plataforma se encarrega de convertê-la em um formato estruturado que atenda aos requisitos da reforma e, em seguida, a envia para a plataforma do destinatário.

A plataforma gerencia o recebimento de faturas: as faturas enviadas pelos fornecedores chegam à plataforma, o que as torna disponíveis para a empresa em um formato legível e rastreável.

Converte formatos: se o software de gestão gerar um formato proprietário, a plataforma aprovada se encarrega da conversão para os formatos estruturados aceitos pela reforma, garantindo a integridade dos dados.

O sistema transmite os dados às autoridades fiscais: cada fatura emitida aciona uma transmissão automática de dados fiscais para o centro de distribuição, que, por sua vez, os encaminha às autoridades fiscais. Essa transmissão ocorre praticamente em tempo real, sem intervenção manual.

A plataforma gerencia o ciclo de vida da fatura: ela rastreia e comunica os status obrigatórios de cada fatura (enviada, recebida, aceita, rejeitada, paga). Esse rastreamento permite que o emissor saiba o status de cada fatura a qualquer momento e faça o acompanhamento necessário em caso de atrasos.

Ela consulta e atualiza odiretório Destinatários: Antes de enviar uma fatura, a plataforma consulta o diretório central para identificar a plataforma para a qual os dados devem ser encaminhados. Cada empresa deve estar cadastrada neste diretório com a plataforma de recebimento de faturas escolhida. Sem esse cadastro, os fornecedores não podem enviar faturas eletrônicas em conformidade com as normas.

Relatórios eletrônicos: a transmissão de dados fora do âmbito da faturação B2B.

A reforma não se limita às faturas trocadas entre empresas francesas sujeitas ao IVA. Ela inclui um segundo componente, o denúncia eletrônica, que diz respeito a transações que não resultam em uma fatura eletrônica no sentido estrito da reforma.

O reporte eletrônico abrange duas categorias de transações. Em primeiro lugar, as vendas a pessoas físicas (transações B2C): as empresas que vendem para consumidores finais, na França ou no exterior, devem enviar diariamente às autoridades fiscais dados agregados sobre essas transações, indicando os valores sem imposto e o IVA correspondente à alíquota aplicável. Em segundo lugar, as transações com parceiros estrangeiros (B2B internacional): as vendas ou compras realizadas com empresas não estabelecidas na França também estão sujeitas ao reporte eletrônico.

A comunicação eletrônica também abrange dados de pagamento para transações em que o IVA é devido no momento do recebimento, principalmente em serviços. Nesse caso, a empresa deve transmitir informações relativas aos recebimentos efetivos, além dos dados da transação.

A plataforma aprovada é o canal através do qual esses dados são transmitidos à administração. Ela coleta informações das ferramentas de gestão da empresa e as encaminha para o concentrador central de acordo com as frequências regulamentares, que variam conforme o regime tributário da empresa (mensal, bimestral ou decenal, conforme o caso).

A comunicação eletrônica entrará em vigor no mesmo cronograma da obrigação de comunicação: em 1º de setembro de 2026 para grandes e médias empresas, e em 2027 para PMEs, microempresas e empresas de pequeno e médio porte.

Formatos de faturas eletrônicas e o que significa uma fatura estruturada.

Uma fatura eletrônica, conforme definida pela reforma, não é simplesmente um PDF enviado por e-mail. Ela precisa ser estruturada, ou seja, deve conter dados que possam ser processados ​​automaticamente por um sistema de computador, e não apenas lidos por um ser humano.

Um PDF padrão é um documento visual. Um ser humano consegue lê-lo, mas um sistema informático não consegue extrair automaticamente os dados (valor, data, ID do fornecedor, taxa de IVA) sem recorrer ao reconhecimento ótico de caracteres, que ainda é imperfeito. Uma fatura estruturada, por outro lado, contém esses dados num formato padronizado que os sistemas conseguem ler, processar e transmitir sem intervenção manual.

A reforma prevê diversos formatos estruturados. O decreto de 27 de julho de 2026 estabelece uma lista limitada desses formatos:

• O perfil EN16931 na sintaxe CII (Fatura Intersetorial), em conformidade com a norma francesa XP Z12-012: esta é a base europeia na sintaxe CII.
• O perfil EXTENDED-CTC-FR na sintaxe CII: o perfil francês estendido, para casos não abrangidos pelo núcleo europeu.
• O perfil EN16931 na sintaxe UBL (Universal Business Language): a mesma base europeia, em uma sintaxe diferente.
• O perfil EXTENDED-CTC-FR na sintaxe UBL: o perfil francês estendido na sintaxe UBL.
• O formato misto: um arquivo XML estruturado acompanhado por um arquivo PDF/A-3. Esse formato híbrido é frequentemente chamado de Fatur-X, que é o mais difundido na França. É legível tanto por humanos (graças ao PDF) quanto utilizável por máquinas (graças ao XML incorporado).

A plataforma aprovada deve ser capaz de processar todos esses formatos, tanto para envio quanto para recebimento. Ela também garante a conversão entre formatos quando o software de gerenciamento do remetente e do destinatário não produzirem o mesmo formato, desde que essa conversão preserve a integridade dos dados.

Critérios para escolher uma plataforma aprovada

Com mais de cem plataformas registradas, a escolha pode parecer complexa. Vários critérios podem ajudar a estruturar a decisão.

A verificação do registro é um pré-requisito indispensável. Antes de qualquer compromisso, é essencial garantir que a plataforma esteja listada no cadastro oficial publicado pelas autoridades fiscais, com um número de registro válido. Uma plataforma que não conste nessa lista, ou cujo registro esteja pendente, não garante a plena conformidade. É importante também distinguir entre registro definitivo e registro condicional, que permanece condicionado à conclusão dos testes de interoperabilidade.

A compatibilidade com as ferramentas existentes é um critério fundamental. A plataforma deve ser capaz de se conectar a softwares de gestão, sistemas ERP ou softwares de contabilidade já existentes por meio de um conector nativo ou uma API documentada. Uma integração mal projetada pode levar a interrupções nos fluxos de trabalho e custos adicionais de manutenção.

A abrangência funcional deve ser totalmente verificada: envio, recebimento, gerenciamento do ciclo de vida, relatórios eletrônicos B2C e internacionais e arquivamento jurídico. Algumas plataformas são robustas para envio, mas menos preparadas para gerenciar documentos recebidos rejeitados ou para fluxos de trabalho de relatórios eletrônicos.

A segurança e a certificação agora são regidas por regulamentações. O decreto de 27 de julho de 2026 exige a certificação ISO/IEC 27001 emitida por um organismo acreditado e reconhecido, bem como auditorias periódicas de acompanhamento. É fundamental verificar se o certificado é válido e se seu escopo abrange os serviços de faturamento eletrônico.

A reversibilidade deve ser planejada desde o início. Como o registro é concedido por três anos renováveis, uma plataforma pode não obter sua renovação. O decreto de 27 de julho de 2026 agora rege o procedimento de alteração de plataforma, com prazos específicos (quinze dias úteis para registro no diretório central após acordo formal). As disposições contratuais devem incluir os termos de transferência e portabilidade de dados, bem como a continuidade do serviço durante o período de transição, garantida por um ano pelo mesmo decreto.

O modelo de preços deve ser analisado em sua totalidade: custos fixos ou baseados no uso, taxas por fatura, módulos opcionais e custos de suporte. Um preço aparentemente atraente pode mascarar custos variáveis ​​significativos, dependendo do volume de faturas processadas.

Os passos concretos para se preparar antes do prazo final

Implementar uma plataforma aprovada não acontece em poucos dias. A experiência mostra que um projeto de conformidade bem-sucedido requer várias semanas, ou até mesmo vários meses, dependendo da complexidade do sistema de informação.

O primeiro passo é mapear os processos de faturamento existentes: quem emite as faturas, qual ferramenta utiliza, para quais tipos de clientes (B2B França, B2C, internacional) e com quais volumes. Esse mapeamento ajuda a identificar os requisitos aplicáveis ​​(somente faturamento eletrônico ou faturamento eletrônico e relatórios eletrônicos) e a determinar a solução necessária.

O segundo passo é atualizar os dados de clientes e fornecedores. A faturação eletrónica depende do número SIREN para identificar os destinatários no diretório. Um número em falta ou incorreto resulta na rejeição automática da fatura. É, portanto, essencial verificar e completar os ficheiros de terceiros antes de começar.

O terceiro passo é escolher a plataforma aprovada, aplicar os critérios descritos acima e, em seguida, celebrar o contrato. Deve-se prever tempo suficiente para a negociação e assinatura, especialmente se forem necessárias cláusulas de reversibilidade ou acordos de nível de serviço específicos.

O quarto passo é o cadastro no diretório central. Cada empresa deve declarar a plataforma escolhida para receber suas faturas. Sem esse cadastro, os fornecedores não podem enviar faturas eletrônicas em conformidade com a legislação.

A quinta etapa consiste na conexão técnica entre o software de gestão e a plataforma aprovada, seguida de testes em fluxos de dados reais. Um software compatível que não esteja conectado a uma plataforma operacional é insuficiente para cumprir o prazo.

O sexto passo é a formação de equipes: contabilidade, administração de vendas, departamento financeiro. Cada perfil tem necessidades diferentes, dependendo se gerencia a emissão, o recebimento ou o monitoramento de status.

Os erros de preparação mais dispendiosos

Diversos erros recorrentes são observados em projetos de conformidade, e alguns têm consequências diretas na continuidade dos negócios ou no fluxo de caixa.

Confundir "pronto para emitir" com "pronto para receber" é um erro comum. A obrigação de receber faturas eletrônicas aplica-se a todas as empresas registradas para efeitos de IVA a partir de 1 de setembro de 2026, incluindo aquelas cuja obrigação de emitir faturas só começará em 2027. Uma empresa que ainda não tenha designado uma plataforma de recebimento e não esteja listada no diretório não poderá receber faturas de seus fornecedores corretamente.

Escolher um fornecedor de gestão documental com base apenas na sua alegada acreditação é um risco considerável. Alguns fornecedores apresentam-se como "compatíveis" ou "em conformidade" sem estarem devidamente registados. A verificação junto da lista oficial é essencial antes de assumir qualquer compromisso.

Negligenciar o reporte eletrônico é um erro que afeta principalmente empresas com vendas para pessoas físicas ou operações internacionais. Esses fluxos de dados frequentemente ficam de fora dos projetos iniciais focados em faturamento B2B, embora gerem obrigações específicas de reporte.

Subestimar o trabalho envolvido na limpeza de dados é um erro com consequências imediatas: uma fatura com um número SIREN ausente ou incorreto é automaticamente rejeitada pela plataforma, o que bloqueia o pagamento e prejudica o relacionamento com o cliente.

Adiar a seleção da plataforma, pensando que o prazo está muito distante, é um erro de planejamento. Entre a seleção, a contratação, a conexão técnica, os testes e o treinamento da equipe, são necessárias várias semanas. Esperar até as últimas semanas antes do prazo expõe você a atrasos com os fornecedores de serviços e ao risco de um lançamento apressado da produção.

Esquecer a cláusula de reversibilidade no contrato é um erro que pode ter consequências a médio prazo. Se a plataforma não renovar o seu registo ou se o prestador de serviços cessar as suas atividades, deve ser possível migrar sem interrupção do serviço. O decreto de 27 de julho de 2026 garante um ano de continuidade após a saída, mas a própria migração deve ser contratualmente planeada com antecedência.

O papel do seu software de gestão

É importante esclarecer um ponto que frequentemente causa confusão: seu software de gestão não é uma plataforma acreditada. Essas duas ferramentas desempenham funções distintas e complementares.

O software de gestão permanece onde a fatura é criada. É aqui que você insere informações do cliente, linhas de faturamento, taxas de IVA e condições de pagamento. É também onde o acompanhamento do cliente é realizado: lembretes, histórico de comunicação, orçamentos e projetos associados. Essas funções não são gerenciadas pela plataforma credenciada.

A plataforma acreditada intervém a jusante: ela trata da transmissão da fatura criada no seu software, da sua conversão para o formato estruturado exigido, do seu encaminhamento para a plataforma do destinatário e da transmissão dos dados fiscais às autoridades fiscais. Para que este processo funcione, o seu software de gestão deve ser capaz de se conectar à plataforma acreditada que você escolheu e preparar os dados num formato que esta plataforma possa processar.

O Djaboo é uma solução de gestão compatível e integrada com a plataforma certificada Super PDP: as suas faturas são criadas e rastreadas no Djaboo e, em seguida, transmitidas pela Super PDP, que trata do registo e da comunicação com as autoridades competentes. A sua faturação, gestão de clientes e acompanhamento de projetos permanecem centralizados numa única ferramenta, sem interromper os seus processos diários.