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O saldo da sua conta e o seu extrato bancário nunca apresentam o mesmo valor ao mesmo tempo: o software de conciliação bancária explica o porquê e corrige as discrepâncias antes que elas causem problemas.
O saldo do software e o saldo bancário quase nunca coincidem. A conciliação serve para entender o porquê, não para forçar a igualdade.
Enquanto o extrato permanecer como um PDF em uma caixa de entrada de e-mail, a conciliação é feita manualmente, duas vezes por ano, às pressas. Uma vez importado, ele se torna uma lista de transações comparáveis aos lançamentos já registrados.
Cheque emitido, mas não compensado, transferência pendente, tarifas bancárias não registradas, valor incorreto. A conciliação envolve classificar cada discrepância em uma dessas categorias e, em seguida, tomar as medidas necessárias para aquelas que exigem lançamento.
Essa é a clássica e desagradável surpresa de encerrar uma conta. Uma conta aberta para um propósito específico, que não recebe mais fundos, não é mais monitorada e cujas transações não são mais rastreadas. O alerta após 45 dias de inatividade existe justamente por esse motivo.
Uma transação bancária quase sempre corresponde a uma fatura emitida ou a uma despesa incorrida em outra parte do sistema.
A conciliação bancária é uma operação de controle que consiste em comparar, em uma determinada data, o saldo da conta 512 (Bancos) em seus registros contábeis com o saldo apresentado em seu extrato bancário. O objetivo é verificar se cada transação registrada em seus livros corresponde a uma transação real na conta da empresa e vice-versa.
O resultado dessa comparação assume a forma de um documento chamado extrato de conciliação bancária. Ele lista todas as transações presentes em um dos dois documentos, explica por que elas criam uma discrepância temporária e leva a um saldo dito "conciliado", onde cada centavo de diferença é justificado.
É necessário distinguir entre conciliação bancária e conferência de contas. A conferência de contas vincula individualmente cada fatura ao seu respectivo pagamento (conta do cliente 411 ou conta do fornecedor 401). A conciliação bancária verifica a consistência geral do saldo da conta 512 com os dados bancários. Cada processo alimenta o outro: a conferência de contas atualizada reduz automaticamente o número de discrepâncias a serem resolvidas durante o processo de conciliação.
Uma discrepância entre os dois saldos não é necessariamente sinal de um erro grave. Na maioria das vezes, reflete um atraso entre o momento em que uma transação é registrada no sistema contábil e o momento em que o banco a processa efetivamente. A tabela abaixo lista as causas mais frequentes.
| Causa da discrepância | Lado contábil | Com relação aos extratos bancários |
|---|---|---|
| Cheque emitido, mas ainda não compensado. | Documento escrito na data de publicação. | Nenhum débito foi efetuado; o beneficiário ainda não apresentou o cheque. |
| Transferência em processamento | Entrada feita na data do pedido | Crédito ou débito ainda não exibido (tempo de processamento bancário) |
| Tarifas bancárias não inseridas | Sem registro escrito (sem fatura anterior) | Débito automático visível no extrato. |
| Erro de entrada | Valor invertido ou vírgula decimal mal posicionada | Valor exato debitado ou creditado pelo banco |
| Pagamento esquecido | Sem entradas (assinatura, seguro, aluguel…) | Débito automático visível no extrato. |
Essas discrepâncias são normais, desde que sejam identificadas e documentadas. O problema surge quando elas se acumulam de um mês para o outro sem explicação: durante uma auditoria fiscal, o auditor pode solicitar o Arquivo de Lançamentos Contábeis (FEC) e cruzar os dados com seus extratos bancários. Discrepâncias recorrentes e injustificadas são um sinal de alerta.
Reúna três documentos: o extrato bancário do período em questão, o extrato da conta 512 do seu software de contabilidade e a última conciliação bancária validada. Este último documento é essencial para verificar se os saldos iniciais coincidem. Uma discrepância desde o início indica um problema não resolvido da conciliação anterior.
Compare o saldo inicial da conta 512 com o saldo inicial do extrato bancário. Se não coincidirem, a conciliação do período anterior deve ser corrigida antes de prosseguir. Partir de uma base incorreta impossibilita o equilíbrio da conciliação atual.
Compare cada transação no extrato bancário, linha por linha, com o lançamento correspondente na conta 512. Observação: as colunas de débito e crédito estão invertidas entre os dois documentos. Um pagamento de cliente aparece como débito em seus registros contábeis (um ativo crescente) e como crédito no extrato (o banco lhe deve esse dinheiro). Marque cada par validado como "correspondente".
Liste separadamente as transações presentes no extrato bancário, mas não registradas no sistema contábil (taxas, débitos automáticos, transferências recebidas, mas não lançadas), e aquelas registradas no sistema contábil, mas ainda não processadas pelo banco (cheques emitidos, depósitos pendentes). Esses itens constituem a conciliação bancária.
Crie uma tabela de duas colunas. A primeira coluna subtrai o saldo contábil e adiciona ou subtrai quaisquer transações pendentes dos registros contábeis. A segunda coluna subtrai o saldo bancário e adiciona ou subtrai quaisquer transações pendentes dos registros bancários. Ambas as colunas devem resultar no mesmo saldo conciliado. Caso contrário, existe um erro que deve ser identificado.
Registre os lançamentos de correção para as transações que constam no extrato bancário, mas não nos registros contábeis (tarifas bancárias, débitos diretos não contabilizados). Em seguida, arquive a conciliação bancária assinada com os documentos comprobatórios correspondentes. Este documento serve como comprovante de que a conciliação foi realizada.
A frequência depende do volume de transações da sua empresa. Para uma empresa muito pequena, com poucas transações mensais, a conciliação mensal é suficiente e pode ser feita manualmente. Para uma pequena ou média empresa (PME) com fluxo de caixa significativo ou várias contas bancárias, a conciliação semanal é preferível. Empresas que lidam com pagamentos em dinheiro ou gerenciam vários débitos automáticos devem conciliar suas contas com ainda mais frequência.
A conciliação no final do ano é essencial em todos os casos. Aguardar até o fechamento anual para processar doze meses de demonstrações contábeis gera uma carga de trabalho considerável e dificulta muito a detecção de erros passados. Quanto mais antiga a anomalia, mais tempo leva para reconstruí-la e corrigi-la.
Cada conta bancária aberta em nome da empresa deve ser conciliada separadamente. Se sua empresa tiver três contas, você deverá preparar três demonstrativos de conciliação.
O software de conciliação bancária conecta-se diretamente às suas contas por meio de protocolos seguros (PSD2, EBICS, dependendo do tamanho da sua organização) e recupera suas transações sem a necessidade de digitação manual. Chega de importar arquivos CSV ou copiar colunas do portal do seu banco. Os dados são coletados diariamente, permitindo que você resolva discrepâncias assim que elas ocorrerem, em vez de todas de uma vez no final do mês.
O software aplica regras configuráveis para combinar automaticamente transações recorrentes: pagamentos de aluguel, assinaturas, débitos diretos e reembolsos de despesas. Os pares em que o valor, a data e a descrição coincidem são validados sem intervenção humana. A equipe de contabilidade, então, lida apenas com as exceções — ou seja, as entradas que o sistema não conseguiu combinar sozinho.
Transações não conciliadas são exibidas imediatamente em um painel dedicado. Cobranças bancárias não registradas, débitos diretos desconhecidos ou débitos duplicados aparecem no dia seguinte, em vez de no final do mês. Essa agilidade é particularmente útil para detectar tentativas de fraude ou erros bancários enquanto ainda é possível tomar providências.
Cada transação conciliada é rastreada: quem a aprovou, quando e segundo qual regra. O histórico de conciliação é salvo e pode ser exportado. Em caso de auditoria fiscal, você pode gerar um demonstrativo de conciliação para qualquer período anterior sem precisar reconstruir os dados manualmente. Alguns softwares também geram uma exportação FEC nativa que atende aos campos obrigatórios definidos pelas autoridades fiscais.
Durante o fechamento anual ou uma auditoria, o contador solicita sistematicamente as conciliações bancárias para justificar os saldos de caixa no balanço patrimonial. Sem esse documento, é impossível certificar que a conta 512 reflita com precisão as transações bancárias reais.
A conciliação bancária deve ser assinada, datada e acompanhada da documentação comprobatória das transações pendentes. Um cheque emitido, mas não compensado, deve ser identificável: número, beneficiário e valor. Uma transferência eletrônica pendente deve estar vinculada a uma ordem de pagamento. O contador também verifica se as transações pendentes do mês anterior foram liquidadas no extrato do mês seguinte. Um cheque que permanece sem justificativa por vários meses, sem constar no extrato bancário, é uma anomalia que justifica investigação.
Se a sua empresa estiver sujeita a uma auditoria obrigatória, a conciliação bancária é um dos documentos comprobatórios examinados durante o processo de certificação. Um processo documentado e regular facilita essas trocas de informações e reduz o tempo gasto respondendo a solicitações de documentação comprobatória.
Iniciar uma nova conciliação sem verificar se os saldos iniciais correspondem aos da conciliação anterior é como construir sobre terreno instável. As transações pendentes do mês anterior devem estar presentes no extrato do mês atual. Caso não estejam, devem permanecer listadas como pendentes até serem resolvidas.
Uma discrepância de alguns centavos pode mascarar dois erros compensatórios: um valor inserido com a vírgula decimal mal posicionada, por um lado, e um valor arredondado, por outro. Validar uma conciliação com uma discrepância residual inexplicável, por menor que seja, introduz um erro que se propagará para os períodos subsequentes.
Os bancos distinguem entre a data da transação (a data em que a transação é registrada) e a data de valor (a data usada para calcular os juros). Para fins de conciliação, a data da transação é o fator determinante. Usar a data errada cria discrepâncias artificiais difíceis de explicar.
Uma conciliação realizada, mas não arquivada, não é considerada válida pelo auditor. Cada declaração de conciliação deve ser exportada, assinada e arquivada com a documentação comprobatória correspondente. Em caso de auditoria, você deve ser capaz de apresentar esses documentos para qualquer período anterior.
Cada conta bancária deve ter sua própria conta 512 no sistema contábil e seu próprio extrato de conciliação. Agrupar várias contas em uma única tabela impossibilita a conciliação e distorce os saldos de caixa.
Processar doze meses de transações de uma só vez aumenta significativamente o risco de erros e dificulta muito a detecção de anomalias. Um erro de entrada de dados de janeiro é muito mais fácil de corrigir em fevereiro do que em dezembro. A conciliação regular é a principal condição para a sua eficácia.
Crie uma conta gratuita, importe seu primeiro extrato e veja o que explica a discrepância.
