Livro grande contabilidade

O que é o livro-razão geral?

A definição

O livro razão é o registro que compila todas as transações contábeis de uma empresa, classificadas por conta. Cada conta no livro razão exibe seus lançamentos em ordem cronológica, com o total de débitos, o total de créditos e o saldo final daquele item.

Na contabilidade, o livro razão nunca é inserido manualmente; ele é deduzido. Os lançamentos são feitos no diário contábil e, em seguida, reclassificados automaticamente por número de conta. Essa apresentação dupla, primeiro por data e depois por conta, é o que torna a contabilidade de partidas dobradas tão poderosa.

Razão geral e razão auxiliar

O livro razão geral apresenta as contas das classes 1 a 7 do Plano de Contas Geral, um item por página. O livro razão auxiliar detalha as contas de terceiros, uma página por cliente e por fornecedor, permitindo o acompanhamento individual de cada relacionamento.

Em uma pequena empresa, o livro auxiliar costuma ser o mais utilizado no dia a dia: ele mostra o que cada cliente ainda deve e o que resta a ser pago a cada fornecedor.

Documento obrigatório

O Código Comercial exige a manutenção de um livro-razão geral, semelhante a um diário. Conservar o livro-razão geral por dez anos após o término do exercício fiscal é uma obrigação legal da empresa, e as autoridades fiscais podem solicitá-lo durante uma auditoria.

O que contém o livro grande?

As colunas

Cada linha no razão geral contém os mesmos elementos: a data da transação, a referência do documento, a descrição, o diário de origem, o valor a débito e o valor a crédito. O saldo parcial é exibido à direita, permitindo acompanhar a evolução do item ao longo do período.

Um exemplo de um livro-razão geral

Segue um exemplo de um livro-razão geral da posição de um cliente, referente a um trimestre.

A leitura é imediata: este cliente foi faturado em € 5.150, pagou € 4.200 e ainda deve € 950. Nenhum outro documento fornece essas informações com esse nível de detalhe.

Detalhes por classe de conta

As contas das classes 1 a 5 descrevem os ativos, enquanto as contas das classes 6 e 7 descrevem a atividade financeira do período. O livro razão apresenta todas elas, na ordem do plano de contas, o que facilita a transição para o balancete de verificação e, posteriormente, para o balanço patrimonial.

Razão, diário e saldo

Três visões do mesmo texto

O diário apresenta os lançamentos em ordem cronológica, o razão geral os apresenta classificados por conta e o balancete de verificação mostra apenas os totais e o saldo. Essas são três visões do mesmo conteúdo, e cada uma responde a uma pergunta diferente.

O caminho de controle

O processo de auditoria segue sempre o mesmo caminho: uma anomalia é detectada na balança, a conta do razão geral é aberta para verificar os detalhes e, em seguida, o lançamento contábil é rastreado para encontrar o item original. Sem o razão geral como intermediário, esse processo é impraticável.

Consistência garantida

A soma dos débitos e a soma dos créditos no livro razão devem corresponder exatamente às do diário. Se esses valores não forem iguais, a discrepância sempre decorre de um problema técnico, nunca de uma escolha contábil.

Qual é a finalidade do livro-razão em uma base diária?

Acompanhe um cliente ou fornecedor

O principal caso de uso é o rastreamento por terceiros. Antes de contatar um cliente, abra a conta dele: você pode ver as faturas emitidas, os pagamentos recebidos e o saldo exato. A discussão então se concentra em números verificáveis, o que muda completamente o tom da conversa.

Justifique um centro de custos.

A segunda utilidade é a análise. Um item de despesa crescente pode ser compreendido ao abrir o item correspondente: você pode ver cada lançamento, sua data, descrição e valor. Isso é mais rápido do que qualquer painel de controle e, acima de tudo, são os dados originais.

Prepare a cerca

A terceira utilização é para auditoria. No final do ano, o contador revisa cada conta individualmente para verificar se cada saldo está correto. Um livro razão organizado, com descrições claras, reduz significativamente o tempo necessário para essa revisão.

Respondendo a um cheque

O quarto uso é defensivo. Em caso de auditoria, o livro razão permite a recuperação imediata de todas as transações de um determinado item durante um período específico. Essa capacidade de apresentar os detalhes rapidamente é um elemento fundamental de confiabilidade aos olhos das autoridades fiscais.

Como editar seu livro grande

De um software de contabilidade

Todas as ferramentas oferecem edição com dois cliques: selecione o período, selecione o intervalo de contas e confirme. O formato de exportação mais útil é a planilha, que permite filtrar e classificar os dados. O formato PDF é usado para arquivamento e compartilhamento.

Escolher o momento certo

A edição do livro razão desde o início do exercício fiscal fornece os totais completos. A edição de um único mês permite a análise de uma atividade específica. Ambos os métodos são úteis, mas não são comparáveis.

Limitar a contas úteis

Um livro-razão completo pode conter centenas de páginas. Na prática, ele é quase sempre organizado em seções: contas de clientes para acompanhamento, classe 6 para análise de despesas e um item específico para verificar um ponto em particular.

Verifique antes de enviar.

Antes de enviar o documento a terceiros, verifique se o período está indicado, se os totais são apresentados na parte inferior de cada item e se as descrições são compreensíveis. Um razão geral enviado sem esses elementos exige comunicação constante e desperdiça o tempo de todos.

Guarde seu livro grande

Preste atenção à redação.

A descrição é o único elemento de formato livre do lançamento e determina a legibilidade do livro razão. Indique a natureza da transação, o terceiro envolvido e o número do documento. Uma descrição completa evita a necessidade de consultar o documento complementar para cada dúvida.

Não crie várias contas.

Criar uma conta separada para cada caso específico torna o livro razão ilegível. Um plano de contas conciso, com descrições precisas, é muito melhor do que uma lista interminável de contas usadas apenas uma vez por ano. Essa regra se aplica a todas as classes de contas.

Conciliar contas de terceiros

Uma conta de terceiros não alocada exibe todos os lançamentos, liquidados ou não. A alocação remove os lançamentos liquidados, deixando apenas o saldo em aberto. É isso que torna o razão auxiliar útil para fins de cobrança.

Confira todo mês

Uma verificação mensal de algumas contas-chave — bancárias, de IVA, contas transitórias — é suficiente para detectar anomalias antes que se agravem. Esse monitoramento regular é muito melhor do que uma revisão completa uma vez por ano.

Contabilidade geral e gestão empresarial

Leia sobre o desempenho da empresa.

As contas da classe 7 mostram a receita por tipo, enquanto as contas da classe 6 mostram as despesas por categoria. Comparar esses valores de um ano para o outro fornece uma visão geral direta do desempenho da empresa, sem precisar esperar pela demonstração de resultados final.

Monitore seu fluxo de caixa

A conta bancária, visualizada no livro razão, mostra todas as transações do período. Comparada ao extrato bancário, ela oferece uma visão confiável e em tempo real da situação financeira. Essa é uma ferramenta indispensável para a gestão do seu negócio, principalmente antes de um prazo importante.

Uma ferramenta para se comunicar com seu contador.

Saber como abrir uma ordem de serviço e ler registros contábeis transforma o relacionamento com a empresa. As perguntas se tornam precisas, as respostas também, e o tempo faturável se concentra nos problemas reais, em vez de explicações básicas.

Um registro obrigatório entre os documentos contábeis.

O que a lei exige

O livro razão é um dos documentos contábeis obrigatórios, juntamente com o diário e o livro de estoque. Este registro deve incluir todas as contas com movimentação durante o exercício fiscal, sem exceção, e permanecer disponível por dez anos.

Um registro que não pode ser inserido.

Diferentemente do diário contábil, este livro-razão nunca é preenchido manualmente. Ele é gerado a partir de lançamentos previamente registrados. Essa dependência explica por que a qualidade do livro-razão geral depende inteiramente da qualidade dos dados iniciais inseridos.

Formato em papel ou eletrônico

O formato eletrônico é aceitável, desde que o conteúdo permaneça intacto e legível. Uma exportação anual por ano fiscal, arquivada com os documentos comprobatórios, é suficiente para atender à exigência. O formato de planilha eletrônica continua sendo o mais prático para trabalhar com os dados, enquanto o formato PDF é o mais indicado para arquivamento.

Detalhe as transações conta por conta.

Informações categorizadas por conta

A característica única do livro razão é que ele é organizado por conta. Cada transação registrada em um diário é refletida na conta que afetou, com o valor debitado ou creditado. Os detalhes da conta podem, portanto, ser consultados sem a necessidade de reabrir o diário.

Leia uma transação de A a Z.

Vamos considerar uma transação de compra. A fatura do fornecedor gera três lançamentos: um débito na conta de despesas, um débito na conta de IVA dedutível e um crédito na conta do fornecedor. Esses três lançamentos aparecem na conta correspondente e o saldo permanece equilibrado entre débitos e créditos.

Descrever uma posição específica

Detalhar uma despesa é como abrir uma conta individual no livro razão. Você então visualiza todas as transações do período, incluindo a data da transação, a referência do documento e o valor. Este é o nível de detalhamento mais completo disponível no sistema contábil da empresa.

Entendendo um equilíbrio anormal

Um saldo que não corresponde ao esperado é sempre analisado da mesma forma: abre-se a conta, revisam-se as transações e localiza-se o lançamento inesperado. Na maioria dos casos, a discrepância decorre de uma transação registrada em uma conta com número semelhante, e a correção leva dois minutos.

O livro-razão geral e as contas de terceiros

O livro-razão geral

O livro razão apresenta as contas utilizadas por uma empresa de acordo com o Plano de Contas Geral, das contas de capital às contas de receita. Cada conta é seguida por um número, o que proporciona uma ordem estável de um exercício fiscal para o seguinte.

Detalhes por cliente e por fornecedor

O livro auxiliar divide a conta principal em tantas subcontas quantas forem as partes envolvidas. Um cliente, um fornecedor, um departamento interno: cada um tem sua própria página. Esse tipo de apresentação do livro razão é essencial assim que a empresa passa a ter mais de dez parceiros regulares.

Contas de receita e despesa

Do ponto de vista gerencial, cada item de produto e cada item de despesa são lidos da mesma maneira. O livro razão geral mostra todas as transações do período, o que possibilita verificar se um recebimento foi registrado corretamente na categoria adequada e para o exercício fiscal correto.

Apresentação e utilização do documento

O que o cabeçalho contém

Um livro-razão bem apresentado exibe no topo o nome da empresa, o período abrangido e o cargo e número do funcionário. Essas informações podem parecer secundárias, mas são essenciais para que terceiros, como bancos ou contadores, possam utilizar o documento.

Utilize o documento em uma planilha.

Exportado para uma planilha, o livro razão se transforma em uma poderosa ferramenta de análise financeira: filtre por diário, classifique por valor, some uma série de contas. Muitos problemas de gestão podem ser resolvidos em três etapas simples, sem a necessidade de relatórios específicos.

Cruzar com a balança

A verificação final consiste em confirmar se o saldo de cada item no livro razão corresponde exatamente à linha equivalente no balancete de verificação. Esses dois documentos contábeis são gerados a partir dos mesmos dados: qualquer discrepância indica um problema técnico que deve ser resolvido imediatamente.