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O balancete de verificação lista todas as contas da empresa com seus respectivos débitos, créditos e saldos. É o documento que permite verificar, em uma única página, se os registros contábeis estão corretos.
| Minha Conta | débito | crédito |
|---|---|---|
| 411 Clientes | 96 000 | 84 000 |
| 401 Fornecedores | 42 000 | 48 500 |
| 706 Serviços | 0 | 80 000 |
| Segurança | 291 700 | 291 700 |
O saldo é calculado a partir dos lançamentos já inseridos: nada a preparar, nada a verificar.
Se o total dos débitos for igual ao total dos créditos e os saldos estiverem equilibrados, a estrutura é sólida. O restante da análise pode começar.
Os saldos dos clientes, classificados por antiguidade, transformam uma intuição em um plano de recuperação. Processamos primeiro a coluna mais antiga, e só.
As contas das classes 1 a 5 entram no balanço patrimonial, enquanto as das classes 6 e 7 entram na demonstração do resultado do exercício. O lucro ou prejuízo do ano é refletido diretamente no balancete de verificação.
Cada item inserido retorna automaticamente à balança, sem qualquer etapa intermediária.
Por definição, um balancete de verificação é uma lista de todas as contas de uma empresa em uma determinada data, com cada conta apresentando quatro valores: total de débitos, total de créditos, saldo devedor e saldo credor. Inclui todas as contas do plano de contas que estavam efetivamente ativas durante o período.
Este documento não é um item de entrada de dados; ele é calculado. O balanço patrimonial é derivado do livro razão, que por sua vez é derivado dos diários. Nenhum lançamento é adicionado quando ele é impresso, o que explica por que se trata de um documento de controle e não de registro.
O processo é sempre o mesmo. Os lançamentos são registrados no diário em ordem cronológica. O razão geral, então, os reclassifica por número de conta. Finalmente, o balancete de verificação resume cada conta do razão geral em uma única linha. Três documentos contábeis, uma única fonte.
O total dos débitos deve ser igual ao total dos créditos, e o total dos saldos devedores deve ser igual ao total dos saldos credores. Esta é uma consequência direta da contabilidade de partidas dobradas: cada transação tem o mesmo valor em ambas as direções. Um balancete de verificação desequilibrado indica um erro técnico, não um erro de alocação.
Um balancete de verificação possui cinco colunas úteis: o número da conta, o nome da conta, o total de débitos, o total de créditos e o saldo. Alguns softwares de contabilidade separam o saldo em duas colunas, saldo devedor e saldo credor, o que facilita a leitura.
Segue um trecho do balanço patrimonial de uma pequena empresa de serviços, ao final do exercício financeiro.
Minha Conta | Redação | débito | crédito | Saldo devedor | Saldo credor |
|---|---|---|---|---|---|
101000 | Capital | 0 | 10 000 | 10 000 | |
401000 | fornecedores | 42 000 | 48 500 | 6 500 | |
411000 | Clientes | 96 000 | 84 000 | 12 000 | |
445660 | IVA dedutível | 8 100 | 7 600 | 500 | |
445710 | IVA recolhido | 14 200 | 16 000 | 1 800 | |
512000 | Banco | 110 000 | 96 300 | 13 700 | |
606000 | Compras não estocadas | 21 400 | 0 | 21 400 | |
706000 | Serviços | 0 | 80 000 | 80 000 | |
Segurança | 291 700 | 291 700 | 47 600 | 47 600 | |
O saldo da conta é a diferença entre o total de débitos e o total de créditos. Uma conta de cliente com saldo devedor indica um valor a receber; uma conta de fornecedor com saldo credor indica uma dívida a pagar. Interpretar um saldo incorretamente é o erro mais comum cometido por pessoas sem formação em contabilidade.
Lembre-se da regra em termos econômicos: o que você possui ou o que lhe devem permanece como débito, o que você deve permanece como crédito. Um saldo credor em uma conta da Classe 5 significa um saldo negativo, o que nunca é uma boa notícia.
O balanço patrimonial do razão geral inclui todas as contas do plano de contas geral que foram afetadas durante o período, desde contas de capital até contas operacionais. Esta é a versão gerada para controle geral e para a elaboração das demonstrações financeiras.
O razão auxiliar inclui apenas contas de terceiros, detalhadas por cliente ou fornecedor. Enquanto o razão geral exibe um único item, "411 Clientes", o razão auxiliar mostra o saldo da conta de cada cliente. Esta é a aplicação do controle de cobranças e recebíveis.
O balancete de antiguidade de contas a receber, ou relatório de antiguidade de contas a receber, classifica esses saldos por idade: menos de 30 dias, de 30 a 60 dias, de 60 a 90 dias e mais. Ele destaca os pagamentos pendentes e serve como base para as projeções de fluxo de caixa.
Formato | O que apresenta | Principal de uso |
|---|---|---|
Balanço geral | Todas as contas, uma por linha. | Controle, balanço patrimonial, demonstração de resultados |
balança auxiliar | Detalhes fornecidos pelo cliente ou fornecedor | Recuperação de créditos a receber, monitoramento de dívidas |
Saldo envelhecido | Contas a receber e a pagar por ordem de antiguidade. | Fluxo de caixa, atrasos nos pagamentos |
A principal utilidade é para verificação. Um balancete equilibrado garante que os lançamentos estejam em conformidade com o método das partidas dobradas. Um total de débitos diferente do total de créditos indica um problema técnico no software ou na entrada de dados, nunca um erro contábil.
As contas do balanço patrimonial das classes 1 a 5 alimentam o balanço contábil, enquanto as contas operacionais das classes 6 e 7 alimentam a demonstração do resultado do exercício. O lucro ou prejuízo do ano é diretamente visível no balancete de verificação: é a diferença entre o total das contas da classe 7 e o total das despesas.
As contas a receber com saldo devedor mostram o valor total a ser recebido, enquanto as contas a pagar com saldo credor mostram o valor total a ser pago. Comparar esses dois valores fornece uma visão geral da situação financeira de curto prazo em dez segundos.
Antes de cada declaração de IVA, o balancete permite verificar a consistência entre o IVA cobrado, o IVA dedutível e a receita registada. Uma discrepância indica uma fatura lançada com a taxa errada ou um pagamento alocado incorretamente, sendo aconselhável identificá-la antes da submissão.
Ao final do ano fiscal, claro, mas também mensalmente ou trimestralmente. Gerar um balanço mensal leva apenas alguns segundos em um software e permite identificar anomalias enquanto ainda é fácil corrigi-las.
O balancete de verificação emitido durante o exercício fiscal serve como base para uma demonstração financeira intermediária. Os bancos frequentemente o solicitam para dar suporte a um pedido de empréstimo, e ele proporciona à administração uma visão geral dos resultados sem a necessidade de aguardar o fechamento do exercício.
A maioria das ferramentas permite escolher o período, desde o início do ano fiscal até uma data específica, ou de um mês para o seguinte. A primeira opção fornece os totais desde o início do ano fiscal, enquanto a segunda isola a atividade de um período específico. Ambas são úteis, mas não respondem à mesma pergunta.
O primeiro passo é observar o total. Se o total de débitos for igual ao total de créditos e o total de saldos devedores for igual ao total de saldos credores, a estrutura está correta e a análise pode começar.
Em seguida, analise as contas de clientes e fornecedores. Uma conta de cliente com saldo credor indica um depósito recebido ou uma nota de crédito não contabilizada; uma conta de fornecedor com saldo devedor indica um pagamento duplicado ou uma nota de crédito a ser recebida. Ambos os casos sempre exigem verificação.
A conta 471, a conta transitória, deve ser zero. Um saldo remanescente nessa conta significa que uma transação ainda não foi alocada definitivamente e esse valor aparecerá, mais cedo ou mais tarde, na demonstração de resultados do ano, frequentemente no local errado.
Por fim, compare cada conta de despesa com o período anterior. Um item que duplica sem motivo aparente indica um erro contábil ou uma discrepância real. O balancete não revela qual das duas, mas mostra onde investigar mais a fundo no livro razão.
O saldo devedor total de uma conta de cliente representa todas as faturas do período; o saldo mostra apenas o que ainda deve. Ler o saldo total em vez do saldo leva a uma superestimação significativa dos valores a receber.
Um balancete equilibrado apenas comprova que os lançamentos estão em conformidade com o método das partidas dobradas. Uma fatura lançada na conta de despesas errada deixa o balancete perfeitamente equilibrado. O equilíbrio é uma condição necessária, nunca uma garantia de exatidão.
Comparar um balanço semestral com um balanço anual não faz sentido. Sempre verifique o período indicado no topo do documento antes de tirar qualquer conclusão sobre a evolução de um item.
É nas contas de terceiros que a maioria das anomalias ocorre: IVA alocado incorretamente, contribuições para a segurança social não pagas e adiantamentos por resolver. Estas são as primeiras coisas que um contabilista verifica, e com razão.
Gerar um balancete de verificação leva menos de um minuto em um software de contabilidade. No entanto, é preciso escolher os parâmetros corretos; caso contrário, o documento resultante não responderá à pergunta feita.
Primeiro, insira as datas e, em seguida, selecione o tipo entre os três tipos disponíveis de saldos contábeis: geral, auxiliar ou por antiguidade. Por fim, especifique se deseja incluir todas as contas da empresa ou apenas as de uma determinada classe.
Verifique se o total está equilibrado em ambas as seções: débitos e créditos de um lado, saldos do outro. Essa verificação rápida garante que todas as contas da empresa foram importadas corretamente, sem linhas faltantes ou valores truncados.
Exporte o arquivo e arquive-o junto com os demais documentos contábeis do período. Um balancete de verificação arquivado mensalmente facilita comparações rápidas e evita a necessidade de recalcular tudo quando surgir alguma dúvida seis meses depois.
O saldo final de cada conta se torna o saldo inicial do exercício fiscal seguinte para as contas do balanço patrimonial. As contas da demonstração do resultado, no entanto, começam do zero. Compreender essa diferença evita muitas surpresas ao transferir saldos iniciais.
O total de contas a receber do razão auxiliar e o total de contas a pagar são os dois principais dados de entrada para uma previsão financeira sólida. Adicione o saldo bancário e você terá uma previsão de fluxo de caixa para trinta dias sem a necessidade de ferramentas financeiras adicionais.
O relatório de contas a receber é útil para acompanhamento: ele mostra, de forma clara e concisa, quem deve o quê e há quanto tempo. Na maioria dos casos, processar a coluna com mais de sessenta dias de atraso a cada semana é suficiente para reduzir significativamente os atrasos nos pagamentos.
Analisar dois balancetes de verificação consecutivos é a maneira mais direta de observar as mudanças nas contas de uma empresa. Pegue os balancetes de verificação de janeiro e junho, compare a mesma conta na aula 6 e a diferença ficará imediatamente aparente, sem necessidade de cálculos.
A descrição da conta deve refletir o título no Plano de Contas Geral, podendo ser complementada. Uma descrição personalizada torna o documento ilegível para qualquer pessoa fora da organização, a começar pela empresa de contabilidade.
Cada conta da classe relevante é automaticamente agrupada na seção correspondente das demonstrações financeiras. O agrupamento de todas as contas por raiz permite que o balanço patrimonial seja preparado sem ajustes manuais e na ordem correta.
O balancete de verificação é um documento utilizado por empresas de todos os portes, desde microempreendedores acompanhados por escritórios de contabilidade até empresas de capital aberto. Seu formato permanece o mesmo: quatro colunas de valores, uma linha por conta e um total equilibrado.
Um único lançamento corresponde a uma única transação, registrada tanto como débito quanto como crédito. O saldo da conta é simplesmente a soma de todos esses lançamentos. Essa necessidade de distinguir entre uma transação e seu respectivo saldo é o primeiro passo para compreender as contas de uma empresa sem auxílio externo.
Retomando o exemplo do balancete apresentado anteriormente, a conta 411 mostra 96.000 no lado do débito e 84.000 no lado do crédito: a empresa faturou 96.000 euros e recebeu 84.000 euros em dinheiro desde a sua fundação. O saldo devedor de 12.000 euros representa o que os clientes ainda devem. Tudo se explica por meio desses três valores.
O balanço patrimonial do livro razão geral inclui todas as contas da empresa, desde a conta de capital até as contas gerenciais, com seus respectivos números e descrições.
É apresentado em quatro partes: débito total, crédito total, saldo devedor e saldo credor.
O fato de o débito total ser igual ao crédito total garante que a contabilidade esteja equilibrada, na ordem em que os lançamentos foram feitos.
O livro auxiliar detalha as contas de clientes e as contas de fornecedores, um terço por linha.
O balanço patrimonial por antiguidade classifica esses mesmos valores por tempo decorrido e auxilia no monitoramento do fluxo de caixa.
As contas do balanço patrimonial mantêm seu saldo de um exercício financeiro para o seguinte; as contas gerenciais começam do zero ao final do exercício financeiro.
O resultado do exercício pode ser deduzido deste documento: produtos da classe 7 menos despesas da classe 6.
Antes de cada declaração de IVA, é útil verificar se o IVA cobrado e o IVA dedutível correspondem ao volume de negócios registado.
A elaboração de um balancete de verificação mensal permite estabelecer uma situação contábil provisória sem trabalho adicional.
Qualquer software de contabilidade pode gerar esse relatório; a verdadeira necessidade não é a ferramenta, mas sim o hábito de lê-lo.
Débito e crédito não têm significado em si mesmos; sua importância depende da conta. Em uma conta de classe 5, um valor que exceda o saldo credor indica um saldo negativo. Em uma conta de cliente, a mesma situação indica um depósito recebido. O Plano Geral de Contas estabelece esse sistema de débito e crédito, e o livro razão permite a verificação linha por linha.
A apresentação das demonstrações financeiras de uma empresa a um banco ou investidor exige cautela: o documento deve ser acompanhado de um breve comentário de três linhas sobre os principais itens. Uma demonstração financeira sem explicações raramente produz o efeito desejado, mesmo quando os números são bons.
Dependendo da situação, utilizamos todo o plano de contas ou apenas parte dele. Para analisar as despesas, utilizamos somente as contas da classe 6. Para o acompanhamento, limitamo-nos às contas de clientes.
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