Arquivo de entradas de diário contadores

O que é FEC?

A definição

O arquivo de lançamentos contábeis, também conhecido como FEC, é um arquivo digital que contém todos os lançamentos contábeis de um exercício fiscal, em um formato padronizado. Ele inclui cada lançamento, com seu número de conta, descrição, valor a débito e valor a crédito.

Essa obrigação está prevista no artigo L47 AI do Código de Procedimentos Fiscais francês. Ela se aplica, desde 1º de janeiro de 2014, a todos os sistemas de contabilidade informatizados, independentemente do porte da empresa. O FEC (Arquivo de Contabilidade Francês) abrange, portanto, quase todas as empresas francesas, inclusive aquelas que utilizam softwares de contabilidade online simples.

Para que serve?

O FEC (Arquivo de Lançamentos Contábeis) permite que o auditor analise os registros contábeis de uma empresa utilizando suas próprias ferramentas, sem precisar consultar as telas do software contábil. Isso possibilita classificar, filtrar, recalcular e detectar anomalias remotamente, em poucos minutos, em volumes de dados que ninguém conseguiria examinar manualmente.

Para a empresa, gerar um FEC (Formulário de Contabilidade Financeira) em conformidade também é um bom teste: um arquivo gerado sem erros indica uma contabilidade computadorizada saudável, com lançamentos validados e números de conta consistentes.

Não confunda o FEC com outros documentos.

Confundir o FEC (Arquivo de Contabilidade Francês) com a declaração de impostos ou com uma exportação contábil padrão é um erro comum. A declaração de impostos é o resultado final, enquanto o FEC são os dados brutos: todos os lançamentos, linha por linha, sem agrupamento ou ajustes.

Quem é afetado pela obrigação?

As empresas envolvidas

Isso se aplica a empresas que mantêm a contabilidade utilizando um sistema informatizado e estão sujeitas a auditoria contábil. Abrange as categorias BIC, BNC e BA, tanto para fins de imposto de renda corporativo quanto pessoal.

Casos de exclusão

Uma empresa que mantém toda a sua contabilidade em papel não está sujeita à obrigação de apresentar o FEC (Arquivo Contábil Francês). Na prática, isso se tornou raro. Microempresas que mantêm apenas o registro de vendas também estão isentas, pois não possuem lançamentos contábeis conforme definidos pelo plano contábil.

O papel do contabilista certificado

Quando a contabilidade é feita por uma empresa, ela gera o arquivo de lançamentos contábeis usando seu próprio software. No entanto, a empresa continua responsável por transmitir o FEC (arquivo de lançamentos contábeis) e garantir sua conformidade: em caso de não conformidade, a empresa é penalizada.

Conteúdo do FEC: os 18 campos obrigatórios

A estrutura do arquivo de registros contábeis é definida pelo Artigo A47 A-1 do Código de Procedimentos Tributários. Para empresas da categoria BIC (Lucros Industriais e Comerciais), dezoito campos são obrigatórios, nesta ordem específica.

As empresas sujeitas aos regimes fiscais BNC (lucros não comerciais) e BA (lucros agrícolas) possuem estruturas adaptadas aos seus métodos de contabilidade, com um número diferente de campos. O princípio permanece o mesmo: cada linha de lançamento, sem agregação.

O formato do arquivo de lançamentos contábeis

Um arquivo de texto, não uma planilha.

O FEC é um arquivo de computador em formato de texto, com um único separador entre os campos: uma tabulação ou uma barra vertical. A primeira linha contém os nomes dos campos, na ordem prescrita. Um arquivo de planilha não está em conformidade com as normas, mesmo que contenha exatamente as mesmas informações.

A regra de nomenclatura

O nome do arquivo segue uma regra específica: o número SIREN da empresa, a abreviação FEC e, em seguida, a data de encerramento do período contábil no formato ano, mês e dia. Um arquivo com nome incorreto é normalmente rejeitado durante a transmissão, mesmo que seu conteúdo esteja correto.

Codificação

São aceitas duas codificações: ASCII e UTF-8. Erros de acentuação em rótulos quase sempre decorrem de codificação incorreta durante a exportação. Este ponto merece verificação, pois dificulta o uso do conteúdo pelo revisor.

Gere um arquivo FEC a partir do seu software.

Uma função padrão

Todos os softwares de contabilidade vendidos na França oferecem a opção de exportação do FEC (Exportação de Dados Fiscais). Essa função geralmente está localizada no menu de relatórios ou exportação de impostos. Gerar um FEC leva apenas alguns segundos: basta selecionar o ano fiscal, confirmar e o arquivo de lançamentos contábeis é gerado.

Primeiro, valide os lançamentos contábeis.

O arquivo gerado pelo seu software contém apenas lançamentos validados. Um arquivo contábil não validado (FEC) produz um FEC incompleto e, portanto, não conforme. Validar os lançamentos contábeis é o primeiro passo antes de qualquer exportação e também é uma boa prática em si.

Verifique antes de enviar.

A Direção-Geral das Finanças Públicas da França (DGFIP) disponibiliza uma ferramenta de teste gratuita que verifica a estrutura dos arquivos: presença de campos, formato de data, consistência dos valores e equilíbrio entre débitos e créditos. Executar essa verificação antes de enviar qualquer solicitação evita surpresas desagradáveis ​​no dia da auditoria.

Um arquivo por exercício

Um FEC (Arquivo de Lançamentos Contábeis) abrange um período contábil. Uma auditoria que abrange três períodos resulta, portanto, na apresentação de três arquivos separados, cada um nomeado de acordo com sua data de encerramento.

O procedimento em caso de auditoria fiscal

O aviso de verificação

O procedimento inicia-se com o envio de uma notificação de verificação à empresa. Este documento especifica os exercícios financeiros em causa e menciona a obrigatoriedade de apresentação do FEC (arquivo de contabilidade francês). O prazo começa a contar a partir da data de recebimento desta notificação.

O prazo legal

A empresa tem um prazo legal, a partir da data de recebimento da notificação, para enviar o FEC (Arquivo de Lançamentos Contábeis). Esse prazo é curto, especialmente se o arquivo de lançamentos contábeis nunca tiver sido testado. Antecipar essa solicitação, gerando um FEC anualmente ao final do exercício fiscal, elimina qualquer senso de urgência.

O método de transmissão

O FEC (Arquivo de Lançamentos Contábeis) é submetido eletronicamente ou por meios digitais, de acordo com os procedimentos especificados pelo auditor. A transmissão remota tornou-se a norma, simplificando o processo para todos.

O que acontece a seguir?

O auditor realiza o processamento informatizado de dados contábeis: busca por duplicatas, verificação de sequências numéricas e conciliação com as declarações de impostos. Essas análises abrangem todos os lançamentos, não apenas uma amostra.

Sanções por não cumprimento

A multa planejada

O artigo 1729 D do Código Geral Tributário francês prevê uma multa de 5.000 € por falta de apresentação do FEC (Arquivo de Contabilidade Francês) ou por incumprimento do mesmo. Quando é efetuada uma regularização, a multa pode ser aumentada para 10% do imposto devido pela empresa, se este valor for superior.

O que é considerado não conformidade?

Um arquivo incompleto ou mal formatado, contendo lançamentos não validados ou totais que não correspondem aos registros contábeis, constitui uma situação de não conformidade. O conteúdo é tão importante quanto a forma: um arquivo tecnicamente válido que não contenha um lançamento contábil ainda está sujeito a penalidades.

O risco mais elevado

Além da multa, a ausência de um arquivo FEC utilizável pode levar à rejeição dos registros contábeis. As autoridades fiscais, então, reconstroem os resultados utilizando seus próprios recursos, o que é, de longe, a consequência mais custosa para a empresa.

Os erros mais comuns

Escritos que permaneceram envoltos em névoa

Este é o erro número um. Lançamentos não validados não são incluídos no arquivo de registros contábeis, e os totais deixam de corresponder ao balanço patrimonial. Valide cada período após a verificação, e o problema desaparecerá permanentemente.

Números de contas fora do plano contábil

Um número de conta que não esteja em conformidade com as normas do plano contábil, por exemplo, uma raiz inventada, dificulta o uso do arquivo. O auditor não consegue mais vincular a linha a uma categoria conhecida, e a empresa precisa fornecer uma justificativa.

Rótulos vazios ou genéricos

O campo EcritureLib deve descrever a transação. Rótulos vazios ou contendo apenas um ponto chamam a atenção imediatamente. Esse detalhe da contabilidade diária será penalizado durante uma auditoria fiscal.

Uma numeração não contínua

O campo EcritureNum deve seguir uma sequência contínua por lançamento contábil. Uma lacuna na numeração sugere a exclusão de um lançamento, que é exatamente o que as normas visam evitar.

Letras inconsistentes

Os campos EcritureLet e ​​DateLet devem ser consistentes: um código de letra sem data, ou vice-versa, produz uma anomalia estrutural. A regra é simples: ambos os campos devem ser preenchidos juntos, ou nenhum deles.

Melhores práticas para estar preparado

Gere um FEC todos os anos

A melhor abordagem é gerar um arquivo FEC imediatamente após cada fechamento, testá-lo usando a ferramenta DGFIP e arquivá-lo com os demais documentos contábeis. Quando a solicitação chegar, basta enviá-lo.

Conservar por dez anos

Assim como outros documentos, o arquivo deve ser mantido por dez anos. Arquive-o fora do software, em uma mídia que você controle: uma mudança de ferramenta ou provedor de serviços nunca deve privá-lo de seus dados contábeis.

Manter suas contas atualizadas

Um FEC (arquivo contábil francês) em conformidade é resultado de uma contabilidade informatizada bem mantida. Inserir, validar, conciliar e verificar regularmente as contas transitórias: essas tarefas rotineiras de gestão são suficientes para cumprir a obrigação sem qualquer esforço adicional.

Escolha um software que exporte sem erros.

Antes de escolher um software de contabilidade, verifique se ele gera um arquivo FEC compatível e se permite testá-lo. Essa função pode parecer secundária no momento da compra, mas torna-se crucial no dia da auditoria.

A FEC durante uma auditoria fiscal.

Uma peça que é sistematicamente solicitada

Em uma auditoria fiscal moderna, o arquivo de registros contábeis é o primeiro documento solicitado. As autoridades fiscais não começam mais pelas pastas; elas começam pelos dados. Qualquer empresa sujeita a essa exigência deve, portanto, considerar o arquivo de registros contábeis como o principal documento em sua defesa.

O que o auditor está procurando

O processamento realizado no arquivo de lançamentos contábeis visa anomalias específicas: quebras de sequência, lançamentos feitos após o fechamento, valores redondos repetitivos, contas transitórias não liquidadas e inconsistências entre os lançamentos contábeis e as declarações de impostos apresentadas.

O diálogo a seguir

Os pontos levantados são então discutidos. Fornecer respostas precisas exige a compreensão dos próprios registros contábeis. É aqui que as práticas contábeis com descrições claras se tornam indispensáveis, muito além do mero cumprimento das normas da Comissão Eleitoral Federal (FEC).

O papel do conselho

Um contador com experiência em auditorias fiscais sabe como antecipar perguntas e preparar a documentação de apoio. Envolvê-lo assim que a notificação for recebida é uma precaução básica e sempre menos dispendiosa do que reagir posteriormente.

Obrigações fiscais e contabilidade informatizada

Uma cadeia coerente de obrigações

Os requisitos do arquivo FEC fazem parte de um conjunto mais amplo: escrituração contábil regular, arquivamento de documentos, rastreabilidade confiável para fins de IVA e, em breve, faturamento eletrônico. Todos se baseiam no mesmo requisito: dados contábeis completos e inalteráveis.

A ligação com a faturação eletrónica

A reforma da faturação eletrónica reforça esta abordagem. A partir de 1 de setembro de 2026, todas as empresas deverão poder receber faturas eletrónicas, e a obrigatoriedade da sua emissão será implementada gradualmente até 1 de setembro de 2027 para as PME e microempresas. Os dados transmitidos serão automaticamente integrados nos registos contabilísticos das empresas.

O que isso muda para a gestão?

Na prática, uma empresa que utiliza um software de contabilidade atualizado não precisa fazer nada de especial: gerar um FEC (arquivo contábil francês) em conformidade com as normas e responder às solicitações das autoridades fiscais tornam-se operações rotineiras. Quem ainda trabalha com planilhas terá que mudar de ferramenta, não há como fugir disso.

Um exercício de verificação por ano.

Crie o hábito de realizar um exercício completo todos os anos após o fechamento contábil: gere um arquivo FEC, teste-o, arquive-o e verifique se os totais correspondem ao balanço patrimonial. Meia hora por ano é suficiente para eliminar o risco tributário associado ao formato do arquivo.